POLÍTICA DE PRIVACIDAD

POLÍTICA PARA EL MANEJO, ADMINISTRACIÓN, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

KIBYS S.A.S


 

KIBYS S.A.S (en adelante la “Compañía”) está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general.

 

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y  que sea susceptible de tratamiento  y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales  a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de 1991; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma norma; y los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014, 1074 de 2015 y/o demás normas que los modifiquen y/o adicionen y/o sustituyan, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, adopta la siguiente política para el tratamiento de datos personales ( en adelante la “Política”) que le asiste tanto a clientes, proveedores y empleados de la Empresa. La presente Política es de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información, asimismo, es de obligatorio y estricto cumplimiento para KIBYS S.A.S en calidad de responsable, y para todos los terceros que obran en nombre de la Compañía, o que sin actuar en nombre de KIBYS S.A.S tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: kibys@kibys.com.co

 

  • PROPÓSITO:

 

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca que KIBYS S.A.S, en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad en mención, garantizando el derecho de los titulares de la información que les asiste.

 

  • DEFINICIONES:

 

Para los efectos de la presente política, las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado de acuerdo a la normatividad:

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
  2. Base de datos: Conjunto Organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Datos Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
  8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución. Son públicos entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sin a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, tales como datos financieros y crediticios de actividades comerciales.
  10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular
  11. Datos sensibles: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicados, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá ser otorgada por el Titular de estos datos
  12. Aviso de privacidad: documento físico o electrónico generado por el Responsable del Tratamiento que es puesto a disposición del Titular con la información relativa a la existencia de la Política de Tratamiento de la información, que le será aplicable. De igual forma contiene la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley de protección de Datos Personales, la protección de Datos Personales en la Compañía y a través de la Plataforma estará sometida a los siguientes principios:

  • Legalidad: El Tratamiento de datos en Colombia es una actividad reglada, la cual debe sujetarse a lo establecido en las normas anteriormente citadas y en las demás disposiciones que la desarrollen. Por ende, los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto acá.
  • Finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de manera concreta y precisa.
  • Limitaciones temporales al Tratamiento de datos: Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento, la Compañía deberá proceder a la supresión de los Datos Personales. Sin perjuicio de lo anterior, deberá cumplir con todas las obligaciones legales y contractuales en materia de Tratamiento de Datos Personales.
  • Libertad: El Tratamiento de datos solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Por ende, los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: En el Tratamiento de datos se debe garantizar el derecho al Titular a obtener del Responsable de Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de los límites establecidos por la Ley. Por ende, el Tratamiento solo podrá hacerse por persona autorizadas por el Titular y por las demás personas que autorice la Ley. Para estos propósitos la obligación de la Compañía será de medios. Los datos proporcionados por el Titular no podrán estar disponible en internet u otros medios de la comunicación masiva, salvo que sea información pública o salvo que el acceso a dicha información sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados por la Ley.
  • Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la Compañía se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todas las personas que en la Compañía intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
  • Datos Sensibles: La Compañía no recolectará aquellos Datos sensibles, los cuales son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

  1. ALCANCE:

 

La presente Política aplica a todos los representantes, agencias, proveedores, aliados, clientes y demás personas relacionadas con la Compañía y a todas las sedes y sucursales de la Compañía a nivel nacional que tengan cualquier actividad relacionada con Tratamiento de Datos Personales. 

 

  1. RESPONSABLE:

 

  • -Razón social: KIBYS S.A.S
  • -Dirección: Cra 43 A #31-159, Piso 4
  • -Ciudad: Medellín
  • -Correo electrónico: kibys@kibys.com.co
  • -Teléfono: +57(604) 2623292
  • -Área encargada: Mercadeo

 

 

  • VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

 

La presente Política entra en vigencia el 30 de julio de 2024.

 

  1. INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES:

Los datos personales solicitados para la ejecución de la actividad empresarial de la Compañía suministrados por sus proveedores, contratistas, y clientes, considerados como datos de carácter privado e información no disponible al público son: 

  • Nombres Completos / Razón social.
  • Tipo y número de documento de identificación (Personal natural o jurídica).
  • Números telefónicos fijos y móviles (Personal o Laboral).
  • Correos electrónicos.
  • Datos de empleados necesarios para el desarrollo de nuestro objeto social.
  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.

Los datos personales solicitados por la Compañía a sus clientes y proveedores serán utilizados internamente y de manera exclusiva para el desarrollo de su objeto social, actividades comerciales, de mercadeo, publicidad, y en general todas las actividades complementarias. Estos datos también serán utilizados para la debida prestación de nuestros servicios e informar a los Titulares sobre servicios, productos, promociones, contenidos, invitaciones a eventos y facilitar el acceso general a nuestro portafolio de productos y fortalecer los canales de comunicación comercial.

Así mismo, estos datos serán utilizados conforme a los parámetros normativos vigentes, para conservar y mantener contacto con los titulares de los datos personales, validar la veracidad de los datos suministrados, conservar registros históricos de la sociedad y para efectos de facturación y cartera.

La Compañía podrá transmitir y/o transferir los datos personales tanto a nivel nacional como internacional a terceros, siempre para las mismas finalidades mencionadas anteriormente. Esta transmisión se llevará a cabo conforme a las disposiciones legales aplicables, garantizando en todo momento la protección y confidencialidad de los datos personales.

  1. MECANISMO DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales objeto de esta política, podrán obtenerse a través de cualquier medio legal, correo electrónico, mensaje de datos, formato físico, whatsapp, Instagram, tiktok, o cualquier medio mediante el cual se obtenga la aprobación para el tratamiento de los mismos, bajo el conocimiento y autorización previa de los titulares de la información confidencial. Dicha información se solicitará con la intención de desarrollar el objeto social de la Compañía.

  1. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

A). Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de tenerlo, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información cuando sea necesario comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente documento.
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación Colombiana.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

B). En el evento en el que la Compañía contrate con terceros, encargados del tratamiento, estos deberán cumplir los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581/2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente política.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad KIBYS S.A.S

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KIBYS S.A.S en su condición de responsable del tratamiento.

  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a KIBYS S.A.S en su condición de Responsable del Tratamiento.

  3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;

  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

  5. Ser informado por KIBYS S.A.S previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

KIBYS S.A.S Cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con nosotros y enviar su solicitud a través del correo electrónico kibys@kibys.com.co. Así mismo, podrá comunicarse a través de la línea de atención al cliente (57) 4 2623292 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; sábados de 9:30 a.m. a 11:30 a.m.

El Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos dará respuestas a la solicitud en un término no superior a diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo Primero: En el evento en que concurran calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

Parágrafo Segundo: Cuando la Agencia delegue su función de Encargado del Tratamiento de Datos Personales en un tercero, el tercero que asuma está responsabilidad, deberá cumplir con todas las obligaciones que se encuentran estipuladas en la presente Política y respetar todos los derechos del Titular. 

Si recibe información, publicidad o se le ofrecen productos y servicio de terceros a través de KIBYS S.A.S dirigirse a: kibys@kibys.com.co

  1. EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
  2. Derecho de acceso. que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
  3. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la empresa garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
  4. KIBYS S.A.S garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
  5. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por KIBYS S.A.S, señalados en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
  • El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
  • Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
  1. Revocatoria De La Autorización. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

 

  1. PROCEDIMIENTO DE QUEJAS ANTE LA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante KIBYS S.A.S, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado. 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Compañía adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD:

KIBYS S.A.S, en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.kibys.com.co

  1. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA AGENCIA.

La Compañía, atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona Titular de los Datos personales pueda tener con la misma, podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los Datos Personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables. En consecuencia, los Titulares con la aceptación de la presente Política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los Datos Personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con la Compañía.

Para la transferencia internacional de Datos Personales de los Titulares, la Compañía tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la Compañía y solamente mientras estos duren y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de Datos Personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

La Compañía, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

  1. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN

Esta política puede ser modificada en cualquier momento.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: www.kibys.com.co